Privacybeleid

1. Wie is verantwoordelijk?

SCHEUR Agency is de gekozen merknaam. De volledige naam van de verwerkingsverantwoordelijke, het adres en het privacycontact worden ingevuld bij de bedrijfsgegevens zodra de onderneming is vastgesteld. Deze gegevens zijn nog nodig om de verklaring definitief te maken.

AI-chat (testversie)

De chat gebruikt OpenAI om vragen over SCHEUR te beantwoorden. Alleen wanneer je een vraag verstuurt of op een voorbeeldvraag klikt, sturen we je vraag en maximaal zes recente gespreksberichten via onze server naar OpenAI. Deel geen namen, contactgegevens of vertrouwelijke informatie. Je kunt het gesprek wissen met ‘Wis gesprek’. Een al verstuurd bericht wordt daarmee niet bij OpenAI verwijderd.

Onze applicatie bewaart de chatinhoud niet in een database, cookies of lokale browseropslag. De berichten blijven tijdelijk in het geopende venster. We gebruiken de OpenAI API met opslag van responses uitgeschakeld (store:false). Dit betekent niet dat OpenAI geen technische of misbruikpreventielogboeken bewaart. Zie OpenAI over gegevensverwerking.

Voor misbruikbeperking bewaart de server tellers met een dagelijks wisselende, afgeschermde afleiding van je IP-adres en een algemene dagteller. De tellers verlopen na maximaal 48 uur en worden bij de volgende chatvraag opgeruimd. We slaan daarvoor geen chatinhoud of volledig IP-adres in die database op. Hosting en OpenAI kunnen daarnaast eigen technische logboeken verwerken. WhatsApp is nog niet aangesloten. De definitieve privacyverklaring, leveranciersafspraken, grondslag en bedrijfsgegevens moeten vóór de commerciële lancering worden afgerond.

2. Wat gebeurt er op deze reviewsite?

Antwoorden in de check en contactvelden blijven tijdelijk in de geopende pagina. Onze websitecode verstuurt ze niet naar een server en bewaart ze niet in een database, cookies of lokale browseropslag. Gebruik fictieve gegevens. Met ‘Opnieuw beginnen’ wis je de invoer in de check; bij afronden van de demo worden de ingevulde velden gewist. Je browser kan zelf functies zoals automatisch invullen of herstel van een tab hebben.

De richting die de check toont, komt uit vaste regels bij jouw antwoorden. Er vindt geen scan van je website of socialmedia-account plaats en geen besluit met juridische of vergelijkbaar ingrijpende gevolgen.

De site wordt aangeboden via Sites op chatgpt.site. Voor het laden en beveiligen van de pagina’s en video’s verwerkt de hostinginfrastructuur technische verbindingsgegevens, zoals IP-adres en verzoekinformatie. De exacte leveranciersrollen, opslaglocaties en bewaartermijnen moeten nog worden bevestigd. Beoogd doel is betrouwbare en veilige aflevering van de site; de passende grondslag en belangenafweging worden bij de definitieve inrichting vastgelegd.

Er zijn in de websitecode geen analysetools, advertentiepixels of Instagram-embeds opgenomen. De video’s laden vanaf deze site. Pas wanneer je op een Instagram-link klikt, bezoek je Instagram, waar Meta eigen persoonsgegevens kan verwerken. Zie ook de cookie-informatie.

3. Aanvragen en klantcontact

Bij een echte aanvraag zijn de beoogde gegevens: naam, bedrijf, zakelijk e-mailadres, eventueel telefoonnummer, de check-antwoorden en een vrijwillige toelichting. Doel is de vraag beantwoorden, een passend voorstel maken en een kennismaking afstemmen. Een telefoonnummer blijft optioneel. Zonder een contactmogelijkheid kan een aanvraag niet worden opgevolgd.

Bij een aanvraag van een zelfstandig ondernemer kan verwerking nodig zijn voor stappen op diens verzoek vóór een overeenkomst. Bij een contactpersoon van een organisatie kan het gerechtvaardigde belang om zakelijke aanvragen te beantwoorden de passende basis zijn, na een belangenafweging. Deze basis wordt afgestemd op de werkelijke inrichting. De aanvraag schrijft niemand automatisch in voor nieuwsbrieven of reclame.

Voorgestelde bewaartermijn: een aanvraag die geen opdracht wordt, uiterlijk zes maanden na het laatste inhoudelijke contact verwijderen, tenzij een concrete vervolgafspraak of juridische noodzaak langer bewaren rechtvaardigt. Dit is een nog vast te stellen termijn, geen wettelijke standaard.

4. Opdrachten, administratie en beeldmateriaal

Voor een opdracht zijn contact-, offerte-, project- en betaalgegevens nodig. Beoogde doelen zijn uitvoering, afstemming, levering en administratie, op basis van de overeenkomst of een passende grondslag voor zakelijke contactpersonen. Fiscale basisadministratie wordt volgens de toepasselijke bewaarplicht bewaard, doorgaans zeven jaar. Dit betekent niet dat alle video’s en aanvragen zeven jaar bewaard moeten worden.

Opnamen kunnen beeld, stem, functie en verhalen van medewerkers bevatten. Vooraf wordt vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is, welke grondslag past, waar het materiaal verschijnt en hoe betrokkenen worden geïnformeerd. Toestemming van een werknemer is niet automatisch vrij gegeven door de arbeidsrelatie; deelname en rechten moeten zorgvuldig worden geregeld. Een eventuele verwerkersovereenkomst hangt af van de feitelijke rol van SCHEUR.

Nog vast te stellen: bewaartermijnen voor ruw materiaal, montageprojecten, exports en back-ups, en hoe betrokkenen een verzoek over gepubliceerd materiaal kunnen doen. Portfolio- of promotiegebruik wordt afzonderlijk afgestemd en is geen automatische gevolg van een opdracht.

5. Delen, beveiligen en verwerken buiten de EER

Voor de beoogde dienstverlening kunnen hosting, e-mail, bestandsopslag, administratie en ingeschakelde makers nodig zijn. Welke partijen daadwerkelijk gegevens ontvangen, welke rol zij hebben en welke afspraken nodig zijn, wordt vóór aansluiting vastgelegd. Er is in deze demo geen CRM, mailbox of formulierontvanger aangesloten.

De definitieve verklaring moet vermelden of gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt en op welke waarborgen dit berust. Er wordt nu niet beweerd dat alles uitsluitend in Europa blijft. In de uiteindelijke inrichting horen beperkte toegang, passende beveiliging, afspraken met leveranciers en procedures voor verzoeken en incidenten.

6. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de verwerking kun je verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van gegevens. Je kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang. Toestemming kun je intrekken zonder dat dit eerdere rechtmatige verwerking ongedaan maakt. Aan sommige rechten zijn wettelijke voorwaarden verbonden.

Het privacycontact wordt ingevuld bij de bedrijfsgegevens. Identificatie bij een verzoek gebeurt alleen voor zover nodig. Voor een verzoek geldt in beginsel een reactietermijn van één maand; een wettelijk toegestane verlenging wordt gemotiveerd meegedeeld. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

7. Nog nodig vóór ingebruikname

• De verantwoordelijke onderneming en een bereikbaar privacycontact.
• De gekozen formulierdienst, e-maildienst, opslag en hostingafspraken.
• Een vastgestelde grondslag, bewaartermijn en eventuele doorgiftewaarborgen per verwerking.
• Feitelijke privacyrollen en afspraken over medewerkers in beeld.
• Een technische controle van cookies en van de uiteindelijke gegevensstromen.

De verklaring wordt bijgewerkt wanneer de inrichting verandert. Bovenaan staat de datum van deze conceptversie.